تیم سازی و راهکار های بهبود آن
برنامه ریزی برای اقدام و عمل
بعد از آنکه با استفاده از داده ها دستور کاری تهیه شد،نقش های مدیر و مشاور از یکدیگر جدا می شوند.
مدیر باید به طور مستقیم به نقش متداول مدیریتی خود به عنوان رهبر گروه ادامه دهد.
مسائل شناسایی شده باید به موضوع هایی برای حل و فصل تبدیل شوند و طرح های اقدام باید تهیه شوند.
زمانی که مدیر جلسات را برگزار می کند،مشاور نقش تسهیل گر یا ناظر گروه را ایفا می کند این فعالیت را
مشاوره فرایند می نامند.
مشاور در نقش مشاوره فرایند، به گروه کمک می کند تا فرایند های کار و حل مسئله را زیر نظر داشته باشند.
زمانی که برخی عملکرهای کاری یا رابطه ای از قلم می افتند یا ضعیف اجرا می شوند، او گروه را باز می دارد.
همچنین زمانی که گروه در تصمیم های غیر متعهدانه گرفتار می شود و راهی جز اجرای آنها ندارد، مشاور
به گروه کمک میکند تا این فرایندها را بررسی کنند ، مشخص کنند که دلیل وقوع آنها چیست ، و چگونه
می توانند در آینده از آنها دوری کنند.
مشاور در این نقش ، به گروه آموزش می دهد تا مهارت های حل مسئله خود را افزایش دهند .
اجرا و ارزشیابی
برای آنکه اقدام های برنامه ریزی شده در جلسه تیم سازی موثر واقع شوند، راهی جز اجرای آنها وجود
ندارد اطمینان از اجرا شدن اقدام ها همواره یکی از وظایف اصلی مدیریت بوده است. مدیر باید نسبت
به اقدام های برنامه ریزی شده احساس تعهد کند.
بدون تعهد امکان ندارد که مدیر بتواند افراد را به افراد را به اجرای وظایف توافق شده در جلسات تیم سازی
تشویق کند.
اگر مدیر تمام امور را به مشاور واگذار کند با این بهانه که شما متخصص هستید چرا شما کارها را به جای
من انجام ندهید؟ اثر بخش نخواهد بود .
این روش موجب وابستگی شدید به مشاور می شود و اگر مشاور بسیار اثر بخش نخواهد بود و این روش
موجب وابستگی شدید به مشاور می شود و اگر مشاور بسیار اثر بخش و ماهر باشد، موجب می شود
که مدیر احساس بی کفایتی کرده و بیشتر به او وابسته شود.
اگر مشاور اثر بخشی لازم را نداشته باشد مدیر میتواند طرح های برنامه ریزی شده را به دلیل فایده بودن
یا غیر ممکن بودن نفی کند و در این صورت مشاور برای شکست برنامه تیم سازی خطا کار شناخته می شود.
همکاری مدیر با مشاور
مدیران باید مسئولیت برنامه تیم سازی را بر عهده بگیرند و مشاوران باید در برنامه ریزی و اقدام در
زمینه هایی که مدیر در آنها تجربه زیادی ندارند و باید مهارت های خود را برای موفقیت در آنها تقویت
کند، به آنها کمک کنند.
مشاور باید صادق، صریح و حساس باشد. او باید بتواند به مدیر کمک کند تا سبک رهبری خود را
بررسی کرده تاثیر آن را بر تسهیل یا بر عکس، تضعیف اثر بخشی تیم مشاهده کند.
مشاور باید به اعضای گروه کمک کند تا داده های مهم را آشکار کنند و مانع از آن شود که آنها احساس
کنند در صورت افشای اطلاعات خطری آنها را تهدید می کند.
گردآوری داده های به صورت تیمی
علاوه بر نظر سنجی و مصاحبه، یکی دیگر از روش های گرد آوری داده، بیان آشکار داده ها به صورت تیمی است .
در این روش از تک تک اعضای تیم خواسته می شود که اطلاعات خود را به صورت آشکار در اختیار سایر اعضا قرار دهند .
البته این داده ها ممکن است به اندازه داده هایی که ضمن مصاحبه گرد آوری می شوند جامعه نباشند، اما در این روش
هر کس مسئول اطلاعاتی است که ارایه می دهد و از پیامدهای آن نیز متوجه خواهد شد.
برای پیشگیری از افشای اجباری داده ها، بهتر است به اعضای گروه گفته شود که باید تنها مسائلی را عنوان کنند
که می توانند صادقانه در مورد آنها با دیگران گفتگو کنند.
در این صورت آنها به طور معمول تنها اطلاعاتی را ارایه می دهند که هنگام بیان آنها احساس راحتی می کنند .
پرسش هایی که برای مصاحبه پیشنهاد شده اند همان پرسش هایی هستند که می توان آنها را در ابتدای جلسه
تیم سازی نیز مطرح کرد.
در این جا هر یک از افراد دیدگاه خود را در مورد موانع عملکرد اثر بخش تیم ارایه کرده و دلایل مشکل خاصی را پیشنهاد
می کند.
همچنین هر یک از اعضا بیان می کنند که اکدام یک از ویژگیهای تیم را می پسندند، موانع عملکرد اثر بخش شخصی را
بیان می کنند و تغییراتی را که از نظر آنها مفید است مشخص می کنند. تمامی داده ها روی وایت برد یا تخته نوشته
می شوند.
(داده های مربوط به تیم های بزرگتر را می توان در قالب زیر گروه های کوچکتر گردآوری کرد)
سپس گروه وارد مرحله بعدی چرخه تیم سازی، یعنی تحلیل داده ها می شود.
شناسایی و تجزیه و تحلیل داده ها
حال که داده ها در اختیار اعضا قرار دارند، مدیر و مشاور با تیم همکاری می کنند تا داده ها را خلاصه کرده
و اولویت بندی کنند.
بدین منظور از طبقه بندی زیر می تواند استفاده کرد :
الف – مسائلی که می تواند در این جلسه روی آنها کار کند
ب – مسائلی که فرد یا افراد دیگری باید روی آنها کار کند (و مشخص کردن آن افراد)
ج – مسائلی که به طور مشخص قابل تغییر نیستند، یعنی ما باید یاد بگیریم که چگونه آنها را بپذیریم یا با آنها کنار بیاییم .
مواردی که در گروه الف قرار می گیرند در صدر دستور کار جلسات تیم سازی قرار می گیرند.
موارد گروه ب مواردی هستند که راهبردهایی باید با مشارکت دیگران برای آن ها تدوین شود.
برای موارد گروه ج، گروه باید سازوکارهایی را برای سازگاری مشخص کند.
ادامه مقاله
موفق و پیروز باشید
گروه مشاورین کسب و کار پریمیوم