کایزن

سیستم مدیریت ژاپنی KAIZEN

“کایزن” یک شیوه مدیریت ژاپنی است که در ایران به “بهبود مستمر” مشهور است. این سبک مدیریت فرهنگ وشیوه نگرشی ژاپنی را به خود نمایان کرده است.
در سال 1980، تولید ناخالص ملی ژاپن، درسومین رده جهانی قرار داشت اما این کشور با استفاده از روش‌های خاص، توانست تا سال 2000به بالاترین رده دست یابد. دلیل اصلی برتری ژاپن، مهارت‌های مدیریتی این کشور است.
در ژاپن کسب سود هرگز در رأس کارها قرار نمی گیرد.
کایزن به معنی بهبود مستمر و پیوسته ، بهبود مستمری که تمامی افراد یعنی مدیران، کارکنان و کارگران را در بر می گیرد.ترکیب دو واژه KAI و ZEN که تعریف آن تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجی.

کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجاد بهبود در سازمان ها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهانی باشیم، بلکه هر نوع بهبود یا اصلاح به شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره وری را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد.

کایزن حتی فعالیت های اجتماعی را نیز در بر میگیرد

کایزن مفهومی است که در تمام جنبه های زندگی یک فرد می تواند به کار گرفته شود . در حیطه کسب وکار ، کایزن ابزارها و عناصر متعددی را به کار می گیرد .
دوایر کیفیت ، کانبان ، نظام پیشنهادات ، 5S از جمله عناصری هستند که در سیستم کایزن وجود دارند .
کایزن درابتدا استاندارد هایی را برقرار می کند و سپس بهبود مداوم این استانداردها را دنبال می کند .

همچنین باید آموزش ، امکانات ، مواد و نظارت مورد نیاز برای هر شخص را نیز فراهم نماید تا وی بتواند علاوه بر رسیدن به توانایی ارائه پیشنهاد ، قابلیت و امکان پیاده سازی پیشنهادات را داشته باشد به تعبیر ساده تر باید پشتیبانی های لازم را بوجود اورد.

فرهنگ کایزن و تعامل آن در بین لایه ها و سازمانهای مختلف اجتماعی در ژاپن باعث شده است تا کارخانه به دانشگاه تبدیل شود و دانشگاه به کارخانه، کارگر از مدیر بیاموزد و مدیر از ایده های کارگر بهره مند گردد.

پژوهشگر لباس کار بپوشد و به جای نشستن در برج عاج به صحنه تولید بیاید و فعالان صحنه های تولید به فکر و تدبیر در باب بهبود کار خویش بپردازند و به پژوهش روی آورند.

پیام استراتژی کایزن در این جمله خلاصه می شود که حتی یک روز را نباید بدون ایجاد نوعی بهبود در یکی از بخشهای سازمان یا شرکت سپری نمود.

پیام استراتژی کایزن در این جمله خلاصه میشود که حتی یک روز را نباید بدون ایجاد نوعی بهبود در یکی از بخشهای سازمان یا شرکت سپری نمود.

بهبود یعنی کایزن و نوآوری.

کایزن به اصلاحات جزئی به عمل آمده در وضع موجود از طریق تلاشهای بی وقفه، و نوآوری، به اصلاحات کلی به عمل آمده در وضع موجود از طریق سرمایه گذاری وسیع در تکنولوژی یا تجهیزات جدید اطلاق می شود.

نگاه کایزن از پایین به بالا و حرکت مستمر استوار است.

با نهایت تشکر از تیم پریمیوم استاد کیمیایی آقای روحانی خانم رضاپور آقای زرین و تاپرنر ایران جناب آقای محمدرضا بهرامی

فلسفه ژاپنی کایزن

کایزن بیشتر تفکری فلسفی است نه صرفا روشی برای بهبود بهره‌وری که معمولا برای برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی کارهای روزمره‌تان به‌کار می‌گیرید.
برخلاف روش‌هایی که بر انجام دادن و تکمیل کارها تمرکز دارند،کایزن روشی برای تفکر و نظم بخشیدن به همه چیز است، از روش کاری‌ِ خودتان گرفته تا روشی که تیم‌تان برای فعالیت به کار می‌گیرد.

با اینکه معنی تحت‌الفظی کایزن «تغییر خوب» است، ولی در چرخه‌ی بهره‌وری به معنای «پیشرفت دائمی و مداوم» است. به بیان ساده، تمامی قسمت‌های سازمان باید همواره سعی کنند که فعالیت‌هایشان را بهتر از قبل انجام دهند.

این فلسفه برای اولین بار زمانی شکل گرفت که بعد از جنگ جهانی دوم، تعداد زیادی از شرکت‌های ژاپنی به این نتیجه رسیدند که انجام کارها به روش‌های پیشین فکر خوبی نیست، خصوصا وقتی گزینه‌های بهتری وجود دارند که امکان انجام کارها به روش‌های رقابتی‌تر را فراهم می‌کنند.

ایده‌ی کایزن که از رقبای غربی و روش‌های تولیدی گرفته شده بود، به معنای تلاش‌های همه جانبه‌ی سازمان در جهت پیشرفت در روش‌های تولید و فعالیت‌های تجاری با محترم شمردن محصول و صنعت یا افرادی است که در تهیه‌ی آن دخالت دارند.

این پیشرفت مداوم می‌تواند به شش مرحله‌ی زیر تقسیم شود:

استانداردسازی: رسیدن به یک فرایند ویژه برای فعالیت‌های خاصی که قابل‌ تکرار و منظم هستند.
اندازه‌گیری: با استفاده از داده‌های واقعی مثل زمان تکمیل فعالیت، ساعت‌های کار و غیره، بررسی کنید که آیا این فرایند مؤثر هست یا خیر.
مقایسه: ابعاد و اندازه‌ها را با نیازها و خواسته‌ها مقایسه کنید. آیا این فرایند در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند؟ آیا زمان زیادی از شما می‌گیرد؟ آیا نتایج مورد نظر از طریق این فرایند قابل دسترسی هستند؟
نوآوری: برای انجام کارها یا رسیدن به نتایج مشابه، به دنبال راه‌های تازه‌تر و بهتر باشید. به مسیرهای زیرکانه‌تر و مؤثرتر برای افزایش بهره‌وری فکر کنید.
استانداردسازی: برای فعالیت‌های مؤثر، فرایند‌های مشخص و قابل‌ تکرار ایجاد کنید.
تکرار: به مرحله‌ی اول برگردید و همه‌ی مراحل را تکرار کنید.

ممکن است در ابتدا خسته‌کننده و وقت‌گیر به‌نظر برسد ولی بعد از مدتی این کار بخشی از رویکرد فکری شما یا جزئی از فرهنگ تیمی یا سازمانی‌تان خواهد شد.

لازم است اشاره کنیم که مفهوم کایزن به هر تغییری اطلاق نمی‌شود. بلکه کایزن پیشرفتی آگاهانه و مداوم است و تغییراتی که فایده‌ای برای شما ندارند، نباید اتفاق بیفتند. به هر حال، بهره‌وری شمشیری دولبه است.

گاهی به جای اینکه برای انجام کار اصلی‌تان وقت بگذارید، باید برای امتحان چیزهای تازه و پیدا کردن ابزار جدید وقت بیشتری بگذارید. وقتی در جست‌وجوی راهکارهایی برای بهینه‌سازیِ کارتان هستید، به یاد داشته باشید که بهترین روش برای رسیدن به بهره‌وری، روشی است که باعث شود کارها را بهتر انجام دهید.

کایزن ( KAI + ZEN = KAIZEN )ترکیبی دو کلمه ای از یک مفهوم ژاپنی است که تعریف آن تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجی است.

در واقع کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجاد بهبود در سازمان ها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهانی باشیم ، بلکه هر نوع بهبود یا اصلاح به شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره وری را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد؛ بهبود مستمر و تدریجی با بهره گیری از مشارکت کارکنان .

در نگاه کایزنی برای تحقق بهبود تدریجی و مستمر در سازمان ها باید سه اقدام اساسی زیر صورت بگیرد:

1- کلیه فعالیت هایی که هزینه زا هستند ولی ارزشی تولید نمی کنند (Muda ) باید حذف شوند .
2- فعالیت هایی که به شکلی در جای دیگری به صورت موازی انجام می شوند ( Muri ) با یکدیگر تلفیق شوند.
3- آن دسته از فعالیت هایی که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازمند (Mura ) به فعالیت های سازمان افزوده شوند.
این حرکت یا نهضت MU3 اساس اقدامات کارگاه آموزشی گمبا کایزن ( کایزن عملی ) را تشکیل می دهد.

مراحل اجرای کایزن عملی:

1- ناحیه نمونه را انتخاب کنید .
2- گروه بهبود ( تیم کایزن ) را ایجاد و سازمان دهی کنید .
3- داده های آماری مورد نیاز را در ناحیه نمونه با کمک اعضای گروه گرد آوری کنید .
4- اعضای شرکت کننده را در کارگاه آموزشی با مفاهیم و ابزارهای بهبود آشنا کنید .
5- نظام آراستگی ( 5s ) را آغاز کنید .
6- مودا ( اتلاف ) ها را شناسایی و فهرستی از آنها تهیه کنید .
7- تحلیل علل رویداد اتلاف را در ناحیه نمونه انجام دهید و راه حلهایی را با استفاده از کار گروهی بیابید.

8- راه حل هایی را که عملی ترند انتخاب کنید .
9- هر نوع تغییر فیزیکی در آرایش ناحیه نمونه را بدون فوت وقت انجام دهید .
10- بهبود انجام گرفته را به صورت استاندارد درآورید .
11- موفقیت حاصله را به اطلاع سایر همکارانتان برسانید .
12- نتایج به دست آمده را ارزیابی کنید تا در مراحل بعدی مورد استفاده قرار گیرند .
13- به سراغ مشکل بعدی بروید .

اصول بیست گانه مدیریت در کایزن

1- نگویید چرا این کار انجام نمی شود. فکر کنید چگونه می توانید آن را انجام دهید.
2- در مورد مشکل به وجود آمده نگرانی به خود راه ندهید. همین الان برای رفع آن اقدام نمایید.
3- از وضعیت موجود راضی نباشید. باور داشته باشید که همیشه راه بهتری هم وجود دارد.
4- اگر مرتکب اشتباه شدید ، بلافاصله در صدد رفع اشتباه برآیید.
5- برای تحقق هدف به دنبال کمال مطلوب نگردید. اگر60%از تحقق هدف اطمینان دارید دست بکار شوید.
6- برای پی بردن به ریشه مشکلات 5 بار بپرسید چرا؟
7- گمبا محل واقعی رویداد خطاست . سعی نکنید از دفتر کار خود مشکلات محیط را حل کنید.

سایر اصول

8- همیشه برای حل مشکل از داده و اطلاعات کمی و به روز استفاده کنید.
9- برای حل مشکل بلافاصله به دنبال هزینه کردن نباشید. بلکه از خرد خود استفاده کنید. اگر عقلتان به جایی نمی رسد، آن را در همکارانتان بجویید و از خرد جمعی استفاده کنید.10- هیچ وقت جزئیات و نکات ریز مسئله را فراموش نکنید. ریشه بسیاری از مشکلات در نکات ریز است.
11- حمایت مدیریت ارشد منحصر به قول و کلام نیست. مدیریت باید حضور ملموس داشته باشد.
12- برای حل مسائل هر جا که امکان آن وجود دارد از واگذاری اختیار به زیردستان ابا نکنید.
13- هیچ وقت به دنبال مقصر نگردید. هیچ گاه عجولانه قضاوت نکنید.
14- مدیریت دیداری و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئله به صورت گروهی است.
15- ارتباط یک طرفه دستوری از بالا به پایین مشکلات سازمان را پیچیده تر میکند. مدیریت ارشد باید با لایه های پایین تر سازمان ارتباط دو جانبه داشته باشد.

16- انسانها توانایی های فراوانی دارند. از الگوهای چند مهارتی و غنی سازی شغلی برای شکوفا شدن آنها استفاده کنید.
17- تنها فعالیت هایی را انجام دهید که برای سازمان شما ارزش افزوده ایجاد می کنند.
18- فراموش نکنید که 5s ، پایه و بنیان ایجاد محصولی با کیفیت است.
19- بر اساس الگوهای کار گروهی ، مسائل محیط کارتان را حل کنید.

علیرضا گودرزی