چرخه تیم سازی
تیم سازی و بهبود عملکرد
به طور معمول برنامه تیم سازی چرخه ای را شبیه به آنچه که در شکل زیر می بینید دنبال می کند:
برنامه زمانی آغاز می شود که یک نفر از وجود یک یا چند مسئله آگاه می شود.
سپس داده هایی در مورد دلایل اصلی مسئله، پیش از برنامه تیم سازی یا ضمن اجرای برنامه گردآوری می‌شود.
در مرحله بعد تیم سازی و بهبود عملکرد , این داده ها تحلیل می شوند. و مشخص می‌شود که چه مواردی اشتباه بوده و موجب پیدایی مسئله شده اند.
بعد از تشخیص, تیم، برنامه ریزی صحیح و حل مسئله را آغاز میکند. اقدام ها برنامه ریزی می شوند و تکالیف و وظایف تعیین می‌شوند. سپس اقدام های برنامه ریزی شده اجرا می شوند. و آن به شیوه ای صادقانه مورد ارزیابی قرار می گیرند. گاهی مشکل شفاف و مشخصی وجود ندارد.
در چنین مواقعی مسائل پنهانی که وجود دارند، به همراه دلایل زیربنایی آن شناسایی و مشخص می شود.
اینجا نیز یک نفر داده ها را جمع آوری و تحلیل کرده, مسائل و دلایل را شناسایی میکند. و سپس برنامه ریزی برای اقدام را آغاز می کند.
مدیر و مشاور از زمانی که مسئله به واسطه ارزیابی مشخص می شود. همکاری خود را برای اجرای برنامه آغاز می‌کنند.
از آنجا که تیم سازی, اعضای تیم را تشویق می کند خودشان به حل مسئله بپردازند. و با توجه به اینکه یکی از شرایط اصلی حل اثربخش مسئلهT داشتن داده‌های درست است.
مشکل اصلی در اینجا گردآوری داده‌های شفاف در مورد مسائل شناسایی شده است.
ممکن است ابتدا یک مشاور در گردآوری داده همکاری کند. اما در نهایت خود تیم باید توانایی گردآوری داده را ضمن کاربر مسائل خود به دست آورد.
در قسمت زیر برخی از روشهای معمول گردآوری داده را مشاهده می کنید:
نظرسنجی بری تیم سازی و بهبود عملکرد :
یکی از متداولترین روش ها برای گردآوری داده, نظرسنجی از تمامی اعضای تیم است.
نظر سنجی زمانی مفید است که تعداد اعضای گروه به نسبت زیاد باشد. و اعضای گروه هنگام پاسخگویی به پرسش ها تمایلی به افشای نام خود نداشته باشند.
همچنین زمانی که بخواهید مشکلات و مسائل پیش روی تیم های گوناگون در یک سازمان را مقایسه کنید می توانید از نظر سنجی استفاده کنید.
تیم سازی و بهبود عملکرد
نظرسنجی ها به طور کلی به دو گروه تقسیم شوند:
نظرسنجی هایی با پرسش های باز و بسته.
در نظرسنجی های باز، اعضای تیم می توانند پاسخ های خود را به صورت کتبی ارائه داده. و رهبر تیم یا مشاور این پاسخ ها را خلاصه می کند و آنها را در جلسه تیم سازی ارائه می دهد.
نظرسنجی های بسته، فرد پاسخ دهنده را وادار می کند تا پاسخ خاصی را انتخاب کند.
نظرسنجی های بسته نوین و ارائه نتایج را ساده‌تر ساخته و امکان مقایسه های آماری را فراهم می سازند. ولی برخی پویایی ها و مشکلات مهم تیم ممکن است آنها از قلم بیفتد.
مصاحبه برای تیم سازی و بهبود عملکرد :
گاهی یک مشاور می تواند مصاحبه با اعضای تیم, خدمت مفید را ارائه دهد.
البته مدیر یا رهبر تیم نیز می تواند این مصاحبه ها را انجام دهد, اما در بیشتر موارد, اعضای تیم هنگام به اشتراک گذاری داده با فردی که در تیم حضور ندارد احساس راحتی بیشتری دارند.
مشاور تلاش می کند دلایل زیربنایی مسئله را شناسایی کند تا شرایطی را که ممکن است نیاز به تغییر یا بهبود داشته باشد مشخص کند.
در این مصاحبه ها اغلب مشاور پرسش های زیر را مطرح می کند:
۱-چرا این تیم با چنین مشکلاتی روبروست؟
۲-چه عاملی مانع از آن می شود که شما به تنهایی نتوانید آن گونه که تمایل دارید, اثر بخش باشید؟
۳- کدام یک از ویژگی‌های تیم را بیشتر می پسندید؟
۴- چه تغییراتی می‌توانند موجب اثربخش تر شدن تیم شوند؟
۵- این تیم چگونه می‌تواند همکاری موثرتر را آغاز کند؟
مشاور بعد از مصاحبه به طور معمول محتوای مصاحبه ها را مورد تجزیه و تحلیل قرار می دهد، موضوع ها یا پیشنهاد های اصلی مطرح شده را شناسایی می کند و خلاصه آنها را برای ارائه آماده می سازد.
او در جلسه تیم سازی، خلاصه تهیه شده را ارائه میدهد و تیم، با راهنمایی مدیر داده ها را تجزیه و تحلیل کرده و اقدامهایی را برای رسیدگی به مشکلات اصلی برنامه ریزی می کنند.
برخی مشاوران ترجیح میدهند پیش از جلسه تیم سازی مصاحبه را انجام نداده و خلاصه داده‌ها را ارائه ندهند.
از نظر آن ها اطلاعات به دست آمده طی مصاحبه های خصوصی را نباید به صورت آشکار در اختیار تمامی اعضای حاضر در جلسه قرار داد, به خصوص اگر برخی از آن اعضا محور اصلی برخی از اطلاعات ارائه شده ضمن مصاحبه باشند.
تیم سازی و بهبود عملکرد
پرسشی که همواره در مورد مصاحبه ها وجود دارد این است:
آیا در مصاحبه ها باید از ذکر نام خودداری شود تا افراد شناسایی نشوند؟
یافته ها نشان می دهد که وقتی اطلاعاتی از یک تیم گردآوری می‌شود و سپس به همان تیم ارائه می‌شود، اعضای تیم اغلب می‌توانند حدس بزنند چه کسی این اطلاعات را ارائه کرده است.
محرمانه نگه داشتن منبع اطلاعات اگرچه غیرممکن نیست اما دشوار است.
بنابراین ما به طور معمول پیش از مصاحبه به اعضای تیم می گوییم:
((نام شما در خلاصه ای که ما به تیم ارائه می دهیم, افشا نخواهد شد. اما باید بدانید که ممکن است اعضای تیم, شما را به عنوان منبع داده خاصی شناسایی کنند. لذا بهتر است در
پاسخ به پرسش های ما اطلاعاتی را ارائه دهید که تمایل دارید در تیم مورد بحث قرار بگیرد یا اگر به عنوان منبع آنها شناسایی شوید مشکلی نداشته باشد. ولی اگر اطلاعاتی دارید که دانستن آنها برای ما اهمیت دارد خواهید تیم از آن آگاه شود, می توانید آنها را بدون آن که ثبت شوند بیان کنید.
تجربه نشان داده که این روش برای آغاز گفتگو و بیان اطلاعات مرتبط با تیم مفید است.
همچنین این روش اعضای تیم را تشویق می کند تا احساسات و نظرات خود را بیان کرده و در قالب تیم در مورد آنها گفتگو کنند.
نیما کیمیایی
گروه مشاورین پریمیوم