فرایند تیم سازی

تیم سازی بهبود عملکرد

تیم سازی را باید به عنوان یک تفکر به صورت فرایند پیوسته نگاه کرد نه رویدادی که تنها یکبار اتفاق می‌افتد.

بازی یک فرا شایستگی یا شایستگی برتر است که تنها تیم های بسیار خوب می توانند آن را

در خود بپروراند و با استفاده از آن به طور نظام دار و سامان مندی روش عملکرد تیم را

ارزیابی کرده و تغییر دهند.

این به معنای تغییر فرایندها, ارزش ها, مجموعه مهارت های اعضای تیم,

سیستم های پاداش, و حتی منابع موجود برای انجام کار تیمی است.

این تغییرات در جلسه اول آغاز می‌شود و به مدت چند ماه یا چند سال ادامه پیدا میکند

و در این مدت اعضای گروه یاد می گیرند به عنوان یک تیم به طور اثربخشی فعالیت کنند.

فلسفه‌ای که باید در مورد برنامه تیم سازی داشت همان فلسفه کایزن یا بهبود پیوسته است.

این فلسفه می‌گوید: کار هرگز تمام نمی شود, چرا که همواره موانعی جدیدی

در برابر بهبود عملکرد تیم وجود دارد.

  فرایند توسعه تیم، تیم سازی بهبود عملکرد

این فرایند اغلب با یک دوره زمانی کوتاه آغاز می شود که طی آن به گروه کمک می شود

تا سطح عملکرد فعلی خود را مشاهده کنند و روش های  اثر بخش تری را برای همکاری با یکدیگر بیافریند.

این مرحله آغازین اشتراک داده ها, بازشناسی و برنامه‌ریزی برای اقدام, به زمان نیاز دارد

و نباید به صورت شتابزده در چند ساعت خلاصه شود.

حالت مطلوب, کارگروه باید دست کم یک روز کامل و یا دو روز با یکدیگر جلسه داشته باشند.

به طور معمول این جلسه برای صرف شام برگزار می شود و به دنبال آن اعضا روز بعد یا هر

مدت زمان دیگری را که شایسته بدانند برای برگزاری جلسه صرف می کنند.

بیشتر تسهیل گران برنامه های تیم سازی ترجیح می دهند برای آغاز برنامه,

مدت زمان بیشتری( در حدود ۳ روز) داشته باشند.

این در برخی مواقع امکان پذیر نیست و باید تغییراتی در آن اعمال شود.

آنجا که ما توسعه تیم را یک فرایند پیوسته می دانیم, می‌توان این برنامه را در قالب دوره های

زمانی کوتاه تری که به طور منظم طی چند هفته برگزار خواهند شد آغاز کرد.

به طور معمول برنامه آغازین ایجاد تیم در محلی غیر از محل کار برگزار می شود.

دلیل این مسئله این است که اگر افراد جلسات را در داخل محیط کارشان برگزار کنند به سختی می‌توانند

در دغدغه های روزمره خود را کنار گذاشته و به طور کامل روی اهداف برنامه تمرکز کنند

این دلیل متقاعد کننده ای است.

 

استفاده از تسهیلگر یا مشاوره بیرونی

مدیران به طور معمول می پرسند: آیا بهتر است خودم برنامه تیم سازی را اجرا کنم

یا آن که از فرد دیگریبخواهم به من کمک کند؟ همانگونه که پیش تر گفتیم, منظور از ” فرد دیگر”

می‌تواند مشاوری از خارج سازمان و یا مشاوری از داخل سازمان باشد که اغلب در بخش منابع انسانی

یا توسعه سازمان فعالیت می‌کند و در حوزه طراحی و توسعه تیم تجربه دارد.

در نهایت مسئولیت توسعه تیم بر عهده مدیر است. نقش مشاور, آغازفرآیند ایجاد است.

استفاده از کمک مشاور به طور معمول زمانی توصیه می‌شود که مدیر از مسائل و

مشکلات آگاهی دارد و احساس می‌کند که خودش نیز یکی از همان مشکلات است و

به طور دقیق نمی داند چگونه و چه اقدامی انجام دهد؛ اما به شدت احساس می‌کند که

برای حفظ انسجام گروه و بهبود عملکرد باید اقدام مثبتی انجام شود.

تیم سازی بهبود عملکرد

 نقش های مدیر و مشاور در تیم سازی بهبود عملکرد

در نهایت این مدیر یا رهبر تیم است که مسئولیت طراحی و توسعه یک تیم کارآمد، و توسعه فرایندهایی

را برعهده دارد که به تیم اجازه می دهد به طور منظم کارکرده, در مورد عملکرد خود انتقاد کند

و برای بهبود آن برنامه ریزی کند و اوست که در صورت بروز هر مشکلی درفعالیت باید برای

اقدام های مناسب برنامه ریزی کند.

متاسفانه بسیاری از مدیران هنوز برای گردآوری داده, تشخیص مسئله و برنامه ریزی برای اقدام لازم

جهت حفظ و بهبود تیم های خود آموزش ندیده اند. نقش مشاور, کمک به مدیر تا زمانی است که

مدیر بتواند فعالیت های توسعه تیم را به عنوان یکی از بخش های معمول مسئولیت های

مدیریتی خود به تنهایی اجرا کند.

مدیر و مشاور( داخلی یا بیرونی) باید خودشان نیز یک تیم دونفره تشکیل دهند تا

برنامه تیم سازی اولیه را اجرا کنند.

در تمامی موارد، مدیر مسئول تمامی فعالیت های مربوط به تیم سازی است

هرچند که از یک مشاور کمک بگیرد.

هدف از بکارگیری مشاور، کمک به مدیر جهت توانمند شدن در ادامه فعالیت توسعه تیم بدون

کمک مشاور  و یا با کمترین کمک مشاور است.

 

نیما کیمیایی

گروه مشاورین پریمیوم